Privacyreglement, huisreglement, klachtenregeling en algemene voorwaarden e-gym

Om uw behandeling zo goed mogelijk uit te kunnen voeren, houdt uw fysiotherapeut of acupuncturist een registratie bij van uw medische en administratieve gegevens. Op deze registratie is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing.

Naast bovengenoemde wet zijn de belangrijkste regels met betrekking tot uw privacy vastgelegd in dit privacyreglement.
Klik hier om ons volledige Privacyreglement te openen.

Uw fysiotherapeut of acupuncturist heeft een geheimhoudingsplicht, evenals eventuele waarnemers of stagiaires die bij uw behandeling betrokken zijn. Uw gegevens, verkregen ten behoeve van de uitvoering van de behandeling, worden strikt vertrouwelijk behandeld.

U heeft altijd het recht om de gegevens die over u zijn vastgelegd, in te zien. Als blijkt dat de gegevens in uw dossier niet juist zijn, heeft u het recht om te vragen om een correctie. Alleen gegevens die met de behandeling te maken hebben worden opgeslagen in het dossier.

Gegevens van cliënten worden niet aan derden verstrekt, ook niet aan naaste familieleden. Uitsluitend na toestemming van de cliënt worden gegevens vrij gegeven. Ook na het overlijden worden gegevens niet openbaar gemaakt.

Nadat de cliënt is uitbehandeld, worden de gegevens vijftien jaar zodanig gearchiveerd, dat deze niet onbedoeld door derden ingezien kunnen worden. Na vijftien jaar worden alle gegevens vernietigd.

Digitale gegevens worden beschermd door middel van een antivirus en spywaresoftware.

Indien u van mening bent dat de praktijk niet op de juiste manier met uw gegevens omgaat, kunt u dit via de geldende klachtenregeling binnen de praktijk kenbaar maken.

Wanneer u een afspraak met één van de therapeuten hebt, neemt u plaats in de wachtkamer. U wordt door uw therapeut zelf opgehaald. Mocht u langer dan 10 minuten zitten te wachten, meldt u dan bij de praktijkassistente. Wij verzoeken u op tijd te komen voor uw afspraak.

Indien u verhinderd bent voor uw afspraak, dient u dan minstens 24 uur van te voren te melden, bij voorkeur per telefoon (na kantoortijden kunt de voicemail inspreken) of per email. Een niet afgezegde afspraak zal in rekening worden gebracht (100% van het tarief zoals vermeld in de tarievenlijst op de balie).

U dient bij de eerste afspraak, of anders zo snel mogelijk daarna, een legitimatiebewijs (paspoort, rijbewijs of identiteitskaart) mee te nemen, zodat wij uw burgerservicenummer (BSN) kunnen noteren.

Wij stellen het zeer op prijs als u gewassen/hygiënisch op uw afspraak komt.

Wij hebben een wachtlijst, natuurlijk streven wij ernaar deze zo kort mogelijk te houden. Patiënten die persoonlijk door huisarts of specialist worden aangemeld met spoedklachten, zullen wij inplannen binnen 2 werkdagen.

Bij elke behandeling verzoeken wij u een badlaken mee te willen nemen. Indien u in de oefenzaal traint, verzoeken wij u sportschoenen te dragen met schone (niet zwarte) zolen.

Indien u moedwillig iets van onze praktijk vernielt, zullen de kosten voor reparatie, vervanging of reiniging op u worden verhaald. De praktijk is niet verantwoordelijk voor verlies, beschadiging of diefstal van uw persoonlijke eigendommen. Neem daarom altijd uw eigendommen mee naar de behandelkamer of in de oefenzaal.

Onze praktijk is een openbare ruimte, roken is dan ook niet toegestaan.

Wij verzoeken u vriendelijk niet te bellen in de wachtkamer.

Vanwege veiligheidsoverwegingen is het niet toegestaan zonder begeleiding in de oefenzaal te zijn, tenzij dit uitdrukkelijk met uw therapeut is besproken.

Een kopie van het privacyreglement en het klachtenreglement ligt ter inzage bij de balie.

U hebt het recht om uw persoonlijke patiëntendossier in te zien.

Betalingsvoorwaarden:
De praktijk hanteert de officiële betalingsvoorwaarden van het Koninklijk Nederlands Genootschap voor Fysiotherapie (KNGF). Een kopie hiervan is te verkrijgen bij de praktijkassistente. De betalingstermijn bedraagt 1 maand na declaratiedatum. Met alle zorgverzekeraars hebben wij een contract. Wij declareren rechtstreeks aan deze zorgverzekeraars. Een lijst van de deelnemende zorgverzekeraars ligt ter inzage bij de praktijkassistente.

Al onze medewerkers doen hun uiterste best om u tevreden te stellen. We beseffen echter dat het toch kan voorkomen dat u niet tevreden bent. We hopen dat u dat aan ons kenbaar maakt, wanneer u niet tevreden bent. Het biedt ons namelijk niet alleen de mogelijkheid om de klacht naar wens op te lossen, maar biedt ook de mogelijkheid om de kwaliteit en klantgerichtheid van onze praktijk te verbeteren.

Er bestaat vanzelfsprekend de mogelijkheid om de klacht in te dienen bij de betrokken fysiotherapeut. We hopen dat een persoonlijk gesprek tot een bevredigende oplossing leidt. Wanneer dit niet het geval is, of wanneer u de klacht liever niet aan de betrokken fysiotherapeut voorlegt, kan de klacht bij een andere medewerker of praktijkhouder ingediend worden.

Uiteraard wordt elke klacht strikt vertrouwelijk behandeld. Elke actie naar aanleiding van de klacht zal in goed overleg genomen worden.

U ontvangt van ons een schriftelijke bevestiging van de ingediende klacht. We zullen u op de hoogte houden van de status van de afhandeling van de klacht.

Wij wijzen u op het tijdig indienen van de klacht, zodat snel en adequaat aan een goede oplossing gewerkt kan worden. Wanneer de klacht een gedraging en/of uitlating betreft die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden, kunnen wij deze helaas niet meer in behandeling nemen.

Wij dragen zorg voor een registratie van het aantal klachten die ingediend zijn, de aard van de ingediende klacht alsmede van de naar aanleiding van de ingediende klachten getroffen maatregelen.

Indien u niet tevreden bent met de afhandeling van een klacht, kunt u hierover een klacht indienen bij de Klachtenregeling Stichting Keurmerk Fysiotherapie. Klik hier om direct op de juiste pagina te komen.

De klachtenregeling van de acupunctuur gaat via de Koepel KAB (Klachtencommissie Alternatieve Behandelwijzen). Voor een klacht over de acupunctuur behandeling of acupuncturist kunt u hier terecht.

Wij zorgen ervoor dat uw klacht in ieder geval binnen 6 weken naar ieders tevredenheid is afgehandeld.

Klik hier om de algemene voorwaarden e-gym te downloaden.

Inschrijving: Inschrijving kan fysiek bij Vitas of online. Na ondertekening van de deelnemersovereenkomst is de inschrijving definitief. 

Betaling en incasso: Door akkoord te gaan met onze algemene voorwaarden geeft u toestemming aan Vitas fysiotherapie. Om doorlopend incasso opdrachten van uw rekening af te schrijven overeenkomstig de opdracht van Vitas fysiotherapie. Als u het niet eens bent met deze afschrijving kunt u deze laten terugboeken. Neem hiervoor binnen acht weken na afschrijving direct contact op met uw bank. Vraag uw bank naar de voorwaarden. Met het accepteren van de algemene voorwaarden verklaart u nadrukkelijk kennis te hebben genomen van de algemene voorwaarden. 

Het lidmaatschap eindigt dus, los van het feit of u wel of niet traint, niet automatisch. Tijdens vakantie, ziekte of verzuim wordt de contributie doorbetaald; u dient zelf te zorgen voor een probleemloze betaling; Indien Vitas fysiotherapie twee opeenvolgende termijnen geen betaling heeft ontvangen is het volledige resterende bedrag opeisbaar en zal een incassobureau ingeschakeld worden. De kosten hiervan komen voor uw rekening; Indien een lidmaatschap wordt opgezegd welke is aangegaan voor een periode langer dan 12 maanden, dient er een terugbetaling gedaan te worden voor de onterecht genoten korting op zowel het lidmaatschap als overige genoten kortingen. In geval van een gekozen periode van 18 maanden en een opzegging van 12 maanden zal het termijnbedrag worden herberekend op basis van een lidmaatschap met de termijn van 12 maanden. 

Huisregels: Bij het betreden van de praktijk ga je akkoord met de huisregels van Vitas fysiotherapie. De aanwijzingen van het personeel dienen strikt opgevolgd te worden; Dranken mogen alleen in een afgesloten fles/bidon meegenomen worden ; Roken en het gebruik en/ of verspreiden van verboden middelen is ten strengste verboden; Etenswaren zijn niet toegestaan in de sportruimte; Bellen en fotograferen is niet toegestaan in de sportruimte; Het is verplicht uw persoonlijke lidmaatschapsband mee te nemen. Verkoop-en/ of promotieactiviteiten zijn niet toegestaan zonder toestemming van Vitas fysiotherapie. Jassen en tassen zijn niet toegestaan in de sportruimte. Wij raden u aan om voor het opbergen van uw eigendommen gebruik te maken van de kleedruimte. Het gebruik van een handdoek tijdens de training is verplicht. Het is verplicht schone en gepaste (geen slippers of sandalen) sportschoenen en gepaste sportkledij te dragen; Gebruik apparatuur alleen voor de daarvoor bestemde doeleinden; Het is verplicht om de apparatuur na gebruik te reinigen; Na training alle materialen terugleggen op de daarvoor bestemde doeleinden; Het is niet toegestaan machines onnodig bezet te houden. Verbaal en/ of lichamelijk geweld wordt niet getolereerd; Ongewenste en/ of gewenste intimiteiten worden niet getolereerd en; indien noodzakelijk wordt er bij overtreding van de huisregels aangifte gedaan bij de politie.Bij het niet naleven van de huisregels behoudt Vitas fysiotherapie zich het recht voor om uw lidmaatschap te beëindigen. 

Gebruik persoonlijk lidmaatschap en lidmaatschapsband: Om gebruik te kunnen maken van de faciliteiten van Vitas fysiotherapie ontvang je een persoonlijke lidmaatschapsband. Let op, deze is strikt persoonlijk en niet overdraagbaar aan derden; Vitas fysiotherapie zal bij misbruik van de persoonlijke lidmaatschapsband de schade verhalen op de eigenaar van het lidmaatschap waar de band aan is gekoppeld. De lidmaatschapsband dient u bij elk bezoek aan Vitas fysiotherapie mee te nemen. Bij diefstal of verlies van de lidmaatschapsband neemt u direct contact op met Vitas fysiotherapie; Bij diefstal of verlies kunt u een nieuw lidmaatschapsband aanschaffen twv €10. 

Lidmaatschap beëindigen: Opzeggen kan na de contractueel afgesproken termijn per maand met een opzegtermijn van één maand. Opzeggen kan persoonlijk bij Vitas fysiotherapie. Na opzegging zal Vitas fysiotherapie de persoonsgegevens wissen, tenzij u nadrukkelijk toestemming verleent de gegevens te bewaren. Het Vitas fysiotherapie lidmaatschap kunt u alleen pauzeren met een geldige doktersverklaring voor een maximaal termijn van drie maanden. Wanneer het een lichte blessure betreft kunt u de fitcoaches vragen om een goed alternatief. 

Eigen risico: Vitas fysiotherapie is niet aansprakelijk voor verlies, schade en/ of diefstal van eigendommen en/ of lichamelijk letsel in en om de vestiging van Vitas fysiotherapie; Vitas fysiotherapie kan als zodanig niet aansprakelijk worden gesteld; U traint op eigen risico, tijdens begeleide en niet- begeleide uren. 

Openingstijden en prijzen: Openingstijden en prijzen kunnen ten allen tijde gewijzigd worden. Vitas fysiotherapie behoudt zich het recht om tarieven te indexeren/ wijzigen met een maximum van 7% per jaargang. 

Privacyverklaring AVG: De persoonlijke gegevens van leden zijn strikt vertrouwelijk en worden enkel en uitsluitend voor administratieve doeleinden van Vitas fysiotherapie gebruikt; uw medische gegevens kunnen worden opgeslagen indien u dit prettig vindt. Denk hierbij aan een blessure die u heeft, zodat wij hier rekening mee kunnen houden tijdens de begeleiding. De medische gegevens worden alleen verwerkt indien u daar toestemming voor verleent; Onze privacy verklaring is te vinden op onze website: www.vitas-fysiotherapie.nl